Das Muster
In fast jedem Betrieb gibt es diese eine Datei. Sie wird montags gezogen, in Excel um ein paar Spalten ergänzt, mit einer Vorwoche verglichen und dann per Mail verteilt. Wer sie pflegt, kennt jeden Handgriff auswendig. Genau das ist das Problem: Das Wissen über die Auswertung steckt in einer Person und in einer Datei, nicht im System.
Der Aufwand ist selten der eigentliche Schaden. Zwanzig Minuten pro Woche sind verschmerzbar. Teuer wird, was daran hängt: Niemand sonst kann die Zahl erzeugen, niemand kann sie prüfen, und wenn die Datei einmal falsch ist, fällt es erst auf, wenn jemand auf ihrer Grundlage entschieden hat.
Woran man es erkennt
- Die Auswertung entsteht in mehreren Schritten, von denen mindestens einer manuell ist.
- Es gibt eine zweite Datei, in der jemand die Ergebnisse der ersten korrigiert.
- Auf die Frage, wie eine Zahl zustande kommt, gibt es keine Antwort ohne die Datei zu öffnen.
- Der Vorgang funktioniert nur, solange eine bestimmte Person da ist.
- Zwei Abteilungen nennen für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte.
Was stattdessen sinnvoll ist
Die Regel gehört dorthin, wo die Daten liegen. Eine Abfrage, die direkt gegen die Warenwirtschaft läuft, liefert dieselbe Zahl jedes Mal auf demselben Weg - und ist überprüfbar, weil ihre Definition les- und versionierbar ist statt in Zellformeln verstreut.
Der Umbau ist meist kleiner als befürchtet. Der zeitraubende Teil ist nicht die Technik, sondern die Klärung: Was genau soll gezählt werden? Zählt eine stornierte Bestellung mit? Ab wann gilt ein Auftrag als abgeschlossen? Diese Fragen beantwortet die Excel-Datei bisher stillschweigend, und meistens beantwortet sie sie nicht überall gleich.
Was das praktisch heißt
Am Anfang steht keine Software, sondern eine Definition. Erst wenn feststeht, was die Kennzahl bedeutet, lohnt sich die Abfrage - und dann ersetzt sie den Export vollständig, statt neben ihm zu existieren. Ein Bericht, der parallel zur alten Datei läuft, wird nicht benutzt; er wird verglichen, bis jemand aufgibt.